El Futuro de la Hotelería para Eventos

“La innovación y actualización no son opcionales, son mandatorias”.
Por Alejandro Watson,
Watson & Asociados

Al hablar del futuro de las reuniones y sus principales tendencias para la hotelería, nos tenemos que ubicar en que hay una visión con nuevos parámetros: el mañana está en el hoy. Esto significa que los actores de la industria están obligados a innovar y renovar los conceptos en beta permanente. Todo cambia –y lo seguirá haciendo– dinámicamente y es importante mantenerse creativo para que los asistentes tengan experiencias positivas, únicas y memorables.

Según las últimas investigaciones, el número de reuniones y eventos en tiempo real y de todo tipo siguen en aumento. Si bien las videoconferencias pueden reemplazar muchos días de reuniones en vivo, las personas siguen buscando la interacción humana, y el papel de las conferencias en tiempo real, enfocadas en la educación y la creación de redes, es más importante que nunca. Un estudio realizado recientemente reveló que más de cuatro de cada cinco encuestados (86%) continuarán otorgando una gran importancia a las reuniones cara a cara.

Estas son algunas de las tendencias emergentes para la industria de reuniones:

El impacto de la revolución tecnológica en la industria de las reuniones

La experiencia de conferencias y reuniones está cambiando rápidamente. El acceso a la tecnología interactiva se ha vuelto mucho más importante, sobre todo con la generalización de la realidad virtual. La tecnología es imprescindible en todos los aspectos de la reunión pues permite una experiencia de reunión individualizada y presentaciones más interactivas. La nueva generación de salones de eventos y servicios requiere espacios para la creación de redes, con elementos que favorezcan la colaboración y el aprendizaje activo:

  • Los sistemas de seguimiento en interiores permiten a los administradores interactuar personalmente con los visitantes y asistentes enviando contenido y alertas a los dispositivos móviles. A través de éstas proporcionan todo tipo de datos e información invaluable desde un punto de vista cualitativo y también cuantitativo.
  • Las redes sociales, por supuesto, están involucradas con esta tendencia. El contenido que generen los usuarios se considera rey y las plataformas, especialmente Facebook y LinkedIn, satisfacen esta importante métrica.
  • La planificación de eventos también se ha simplificado gracias a la prevalencia de sistemas de gestión de software a medida y aplicaciones móviles. Llevando el concepto de CRM al siguiente nivel. Además este tipo de tecnología puede ayudar a recopilar datos después del evento, permitiendo a los organizadores interpretar más fácilmente su éxito y examinar las áreas de oportunidad.
  • Las aplicaciones para teléfonos inteligentes dedicadas a conferencias se han convertido en una de las herramientas más importantes en la industria de las reuniones. Su objetivo es proporcionar itinerarios detallados, resaltar información sobre seminarios específicos y proporcionar al usuario acceso a detalles esenciales, como recordatorios de cuándo tiene lugar el evento. Los coordinadores ahora están diseñando aplicaciones de tal manera que permitan a los usuarios socializar entre sí, hacer preguntas y compartir detalles con partes interesadas de ideas afines.
  • Las plataformas de realidad virtual (VR), populares dentro de la comunidad de juegos, ahora se han abierto camino en el dominio de la tecnología de eventos. Su propósito principal es proporcionar una experiencia más interactiva al usuario final. Con VR los asistentes pueden abordar preguntas comunes, comercializar un servicio e incluso analizar un producto en particular de una forma que hubiera sido imposible hace solo unos pocos años.

Reuniones Sustentables

Una de las prioridades de los organizadores de reuniones es la sustentabilidad. Los folletos digitales son un buen inicio, pero los asistentes esperan un esfuerzo ambiental más ambicioso, como reuniones cero desperdicios, reciclaje de carteles y pancartas, y compostando materiales. Un número creciente de empresas están desarrollando métodos sustentables y estas políticas pueden tener una fuerte influencia en la percepción del evento, y por supuesto, en el medio ambiente.

Algunas de las ventajas y formas de adoptar este enfoque son midiendo el costo y el impacto a la ecología del evento. Por ejemplo, contemplando cuánta energía es necesaria para transportarse hacia y desde la conferencia. También es importante tomar en cuenta variables como el uso excesivo de electricidad, el tipo de alimentos e incluso el costo y cantidad de los productos de papel. Hay que ser inteligente: se puede minimizar el desperdicio de alimentos en su próxima conferencia con tazones de buffet más pequeños, evitando el enchapado por adelantado y eliminando los aderezos innecesarios.

Los beneficios de un entorno eco-friendly pueden mejorarse al elegir ubicaciones que están asociadas con fuentes de energía renovables, como la solar o eólica. Esto ayudará a aumentar los niveles de responsabilidad organizacional y/o corporativa. Incluso puede considerar ofrecer estas compensaciones de forma activa a los participantes y convertirlos en parte de los esfuerzos de sostenibilidad.

Las reuniones como experiencias inmersivas

 Todo el mundo se cansa de estar preso en un salón de sesiones, por lo que los delegados exigen cada vez más una experiencia inmersiva en los destinos. Un museo, una galería de arte o un zoológico pueden ofrecer experiencias que crearán una experiencia memorable para sus asistentes.

Reuniones de negocio y placer

 Los asistentes, cada vez más presionados por el tiempo, se sienten atraídos por lugares que les permitan combinar negocios con placer. El interés histórico, una escena culinaria y un paisaje son elementos ofrecen una experiencia emocionante para el usuario. Cada vez más los programas se dirigen a ofrecer una reunión que integre estas dos variables.

Tendencias culinarias

Una de las ventajas clave de una reunión en tiempo real es la oportunidad de establecer contactos con compañeros durante los descansos y las horas de ocio. Desde las pausas para el café hasta los banquetes, la comida y la bebida contribuyen en gran medida a garantizar una experiencia de reunión memorable y agradable.

Aprovecha al máximo las delicias locales. Si el destino lo permite, se pueden organizar visitas a un mercado o hacer un recorrido por una cervecería artesanal o un viñedo local. Un asistente contento y bien alimentado tiene más probabilidades de regresar el próximo año.

Integración de opciones saludables

Es probable que los delegados que asisten a conferencias médicas aprecien las oportunidades de relajación y ejercicio. Ofrecer opciones sanas de menú hoy en día es inteligente para tanto el consumidor como para evitar el desecho de alimentos en una conferencia.

Reservar un hotel con gimnasio o con actividades como meditación y yoga puede ser buena opción. Una carrera o un chapuzón pueden ser la manera perfecta de relajarse al aire libre, antes de empezar un día de arduo trabajo.

Es importante recordar que vivimos en un medio de cambios permanentes y para ello siempre será positivo el estudiar nuevas tendencias y formas de ver esta industria.

 

Acerca de Alejandro Watson: Tiene más de 39 años de experiencia tanto en la industria turística como en otros giros empresariales. Expresidente de MPI México y Expresidente y Consejero de HSMAI México. En el 2006 fue galardonado como una de las 25 mentes más brillantes en ventas y mercadotecnia a nivel mundial de la industria de la hospitalidad en los Adrian Awards y fue reconocido por la revista Líderes Mexicanos como uno de los 60 Líderes del Turismo en México del 2012.

Ha trabajado en grandes cadenas hoteleras, en empresas líderes y actualmente participa como Vicepresidente de Desarrollo & Comercial en Via Resort Innovation

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