El Meeting Planner perfecto según los grandes de la industria

Tras la alianza estratégica de ICCA, UFI y AIPC, hablamos con los directores de estas empresas sobre el poder de la industria y las responsabilidades de las personas que trabajan en ella.

 A finales de junio, las tres asociaciones más grandes de la industria de reuniones, ICCA (The International Congress and Convention Association), UFI (The Global Association of the Exhibition Industry) y AIPC (The International Association of Convention Centres), anunciaron la creación de la Global Alliance, una movida estratégica en la que intercambiaron la competencia por la colaboración. “Vemos mucho más ventaja para nuestros miembros en la colaboración contrario al tipo de competencia que suele caracterizar tantas interfaces industriales hoy en día”, declaró Aloysius Arlando, director de AIPC, en exclusiva para Latinamerica Meetings. “Al compartir experiencia y acceso podemos engrandecer la oferta a nuestros miembros y crear nuevos beneficios que serían muy difíciles de alcanzar solos, especialmente en temas como investigación, abogacía, estándares y educación”. 

Trabajamos en un mundo de cambio constante y al buscar formas de colaborar y compartir los conocimiento que tienen las asociaciones se abre un mundo de oportunidades”. 

Craig Newman

Global Alliance es la respuesta al crecimiento y complejización de la industria, que no para de crecer “y no hay razón para pensar que frenará”, admitó Craig Newman, director ejecutivo de UFI; “Trabajamos en un mundo de cambio constante y al buscar formas de colaborar y compartir los conocimiento que tienen las asociaciones se abre un mundo de oportunidades”. Los tres directores coinciden en que esta alianza no sólo será buena para las asociaciones y sus miembros, sino para toda la industria a nivel global, pues al trabajar en equipo se optimizan herramientas y esfuerzos que permean hacia los diferentes niveles y países en los que las asociaciones liberan, además de que marcan –aún más– las pautas de profesionalización que deben de tener todos los agentes. 

A pesar de que en el mundo la tendencia parece ser a dividirse, levantar muros y guardar secretos, estos tres directores han decidido llevar la contraria para hacer sus asociaciones, y la industria misma, cada vez más fuertes. “Hemos aprendido que aunque las de las empresas trabajan en ambientes muy diferentes y cada uno tiene sus dificultades particulares, compartimos muchas preocupaciones y podemos aprender mucho los unos de los otros”, compartió Arlando. 

Los meeting planners tienen una gran responsabilidad en la industria pues son, de alguna forma, el rostro de las posibilidades de la empresa: son los que tienen trato directo con los clientes, los que conectan con el lado creativo y parte de su trabajo es estar tomando decisiones todo el tiempo, esperando que sean asertivas. A raíz de esto, los directores de estas grandes asociaciones le contaron a LM lo que creen que son algunas de las decisiones más difíciles de tomar y algunos de los aspectos que ellos buscan en un meeting planner. 

Los organizadores del evento deben tomar decisiones sobre el motivo de un evento y su público objetivo, el lugar adecuado y quiénes serán los proveedores de servicios. 

Al compartir experiencia y acceso podemos engrandecer la oferta a nuestros miembros y crear nuevos beneficios”. 

Aloysius Arlando 

Deben decidir si su estilo de toma de decisiones será “mandar”, tomar decisiones sin consultar a sus equipos; o “colaborar”, donde se invita a los equipos a dar su opinión e información, dejando que los líderes tomen la decisión final. 

Un meeting planner debe de ser creativo, adaptable, disciplinado en la organización del evento y abierto y respetuoso de los aportes que otros pueden proporcionar. 

Una buena relación de colaboración entre los organizadores y el lugar crea una situación en la que todos los delegados obtienen la mejor experiencia posible y es una relación comercial satisfactoria para todos los involucrados. 

LAS DECISIONES MÁS IMPORTANTES DE TOMAR, SEGÚN ALOYSIUS ARLANDO 

La primera decisión y la más importante es reconocer correctamente el papel de la industria en su contexto económico y tomar decisiones de inversión en consecuencia. 

El segundo es desarrollar una estrategia de mercado que priorice los tipos de eventos que pueden facilitar el avance de las prioridades económicas clave para el destino. 

El tercero es asegurar que el desarrollo de la industria de reuniones se realice de una manera que se preste a ser competitivo con otros destinos. Este último es una gran parte de donde el compromiso con organizaciones clave de la industria realmente puede ayudar. 

 

Por Sofía Viramontes

Ilustración Ulises García