Una nueva mirada en la organización de eventos
En los últimos años, la industria de reuniones ha asumido un compromiso creciente con la inclusión y la accesibilidad. Hoy, diseñar eventos que eliminen barreras físicas, digitales y sociales ya no es opcional, sino una necesidad.
COMUNICACIÓN Y ACCESIBILIDAD DIGITAL
La inclusión comienza desde la invitación. Un correo o material gráfico accesible debe contemplar lenguaje incluyente, contraste suficiente entre texto y fondo, y descripciones alternativas en imágenes para quienes utilizan lectores de pantalla. En lo audiovisual, los subtítulos y la interpretación en lengua de señas mexicana son herramientas fundamentales. No se trata solo de cumplir un requisito técnico, sino de garantizar que el mensaje llegue a todas y todos, sin importar su condición auditiva, visual o cognitiva.
3% a 5% de los espacios de estacionamiento deben destinarse a personas con discapacidad motriz. Por cada 5 sanitarios debe existir 1 accesible para usuarios de sillas de ruedas. Los auditorios deben contar con 2 espacios para sillas de ruedas por cada 60 asistentes.
ESPACIOS FÍSICOS SIN BARRERAS
La elección del recinto es un factor clave. Las rutas de acceso amplias y libres de obstáculos, rampas, elevadores funcionales y sanitarios accesibles son elementos básicos.
También resulta esencial reservar lugares específicos para personas usuarias de silla de ruedas, de talla baja o con discapacidad auditiva, procurando que su experiencia sea equitativa y no relegada a zonas incómodas o apartadas. Incluso detalles como contar con estacionamientos cercanos, baños unisex o familiares y accesos para animales de asistencia suman significativamente a la inclusión.
LOGÍSTICA INCLUSIVA EN LA EXPERIENCIA
Durante el evento, la accesibilidad debe reflejarse en cada decisión logística. Desde tener mesas y mobiliario adaptados, hasta asegurar menús con opciones diversas (vegetariano, vegano, sin gluten o sin azúcar). La selección de ponentes también importa: buscar equilibrio de género y representación de la diversidad en los paneles envía un mensaje poderoso de apertura y respeto. Asimismo, informar con anticipación la disponibilidad de intérpretes o servicios de traducción es un gesto que genera confianza y asegura la participación plena.
PREPARAR AL EQUIPO HUMANO
Un evento accesible no depende únicamente de la infraestructura: el personal de apoyo es el puente entre la planeación y la experiencia real. Por ello, capacitarlos en temas de diversidad, lenguaje inclusivo, protocolos de seguridad y atención a personas con discapacidad resulta indispensable. La empatía y la preparación del staff pueden marcar la diferencia entre una participación limitada o una vivencia memorable.
HACIA UNA CULTURA DE INCLUSIÓN
Más que una tendencia, la accesibilidad en eventos es una apuesta por la equidad. Adoptar estos criterios desde la planeación no solo mejora la experiencia de las y los asistentes, también proyecta el compromiso de las organizaciones con una sociedad más justa, donde cada encuentro sea realmente para todas y todos.