Ventajas de centralizar el gasto de los congresos

En la industria global de reuniones y eventos, muchas organizaciones enfrentan un desafío común: la gestión fragmentada del gasto de sus congresos. La descentralización, donde distintas áreas manejan aspectos como patrocinios, registro, alojamiento y viajes por separado, dificulta tener una visión clara de la inversión total. Esto afecta directamente la capacidad de medir el retorno de inversión (ROI), controlar costos y tomar decisiones estratégicas.

Liz Dodson, líder del área de congresos en BCD Meetings & Events, destaca que la centralización del gasto es una solución efectiva para ganar visibilidad, establecer políticas claras y aprovechar oportunidades de ahorro. Cuando los gastos se gestionan de forma dispersa —por equipos locales o individuales— la organización pierde el control global, desaprovechando beneficios clave como descuentos por volumen, relaciones preferenciales con proveedores y acceso prioritario a espacios en eventos importantes.

Entre las consecuencias más relevantes de este enfoque descentralizado están la imposibilidad de calcular con precisión la inversión total, la dificultad para negociar con proveedores estratégicos y la pérdida de oportunidades logísticas como bloqueos hoteleros o espacios en exhibiciones. Además, sin una estrategia unificada, se incrementan los riesgos financieros y operativos.

Por el contrario, una estrategia de centralización permite aplicar medidas proactivas como la planificación anticipada de inscripciones, la redistribución inteligente de habitaciones no utilizadas entre regiones y la definición de criterios estratégicos para seleccionar a los asistentes con mayor potencial de retorno. También facilita la implementación de políticas de abastecimiento que prioricen socios preferidos, generando mayores beneficios contractuales y reduciendo riesgos.

Para que esta transformación sea efectiva, es esencial involucrar a todas las áreas de la empresa —desde comercial hasta investigación y desarrollo— y mantener una comunicación constante con los equipos de cada país. La educación interna y el alineamiento de objetivos son elementos clave para una implementación exitosa.

Centralizar el gasto en congresos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la capacidad estratégica de las empresas en un entorno cada vez más competitivo.