El recinto de mis sueños con Juan Carlos Lozano

El recinto ideal es mucho más que un espacio, es un aliado estratégico. Por Juan Carlos Lozano, director general de PCPeople. 

En PCPeople, a lo largo de los años hemos tenido la oportunidad de colaborar en la organización de congresos y convenciones de muy diversa índole, en distintas ciudades y recintos. Esta experiencia nos ha permitido identificar con claridad qué elementos marcan la diferencia entre un evento bueno y uno verdaderamente extraordinario, que es precisamente para lo que nos contratan nuestros clientes.

Si queremos hacer mejores congresos y convenciones en México — y elevar el estándar de nuestra industria — es indispensable empezar con el venue adecuado, ya que no todos los eventos funcionan para el mismo recinto, ni el recinto ideal funciona para todos los eventos. Es precisamente ahí donde el meeting planner tiene que hacer la “magia” que sabemos hacer para proponer el recinto adecuado según el tipo de cliente, evento, presupuesto, audiencia, etc., es decir son múltiples factores los que determinan el “recinto ideal” para cada evento.  Sin embargo, si hay varios elementos similares que son condiciones NO NEGOCIABLES al momento de seleccionar el recinto y entre ellos enumero las primeras 5 no negociables:

1. Infraestructura que inspire y funcione.

La primera impresión cuenta, y mucho. Un recinto ideal debe ofrecer instalaciones modernas, funcionales y estéticamente atractivas. No se trata únicamente de metros cuadrados disponibles, sino de cómo están diseñados y aprovechados. Espacios versátiles, con buena iluminación, climatización eficiente y áreas de descanso dignas. La capacidad de transformación del recinto — que permita albergar desde una plenaria multitudinaria hasta sesiones simultáneas más íntimas — es clave para responder a las necesidades de los organizadores y que no siempre se vea igual, es decir, que permita cierta personalización de acuerdo con la experiencia de marca que cada cliente desee plasmar, acorde a la personalidad de la cuenta en cuestión.

2. Tecnología como aliada, no como obstáculo.

Hoy en día, ningún recinto puede considerarse de primer nivel si no ofrece tecnología de punta como parte de su oferta base. Esto incluye conectividad robusta y estable (sí, WiFi de verdad confiable y a precio accesible o incluso sin costo), sistemas de control de acceso inteligentes y soluciones de señalización digital que puedan adaptarse fácilmente a la identidad visual de cada evento, áreas de carga y descarga con fácil acceso y suficientes para la sala.  La tecnología debe estar al servicio del evento y del asistente, no convertirse en un obstáculo por falta de mantenimiento, de personal capacitado o por costos que a veces resultan impagables.

3. Ubicación estratégica, accesibilidad garantizada.

La localización sigue siendo un factor determinante. Un recinto bien conectado por transporte público, cercano a una buena oferta hotelera y gastronómica, y con vías de acceso claras y seguras, tiene una enorme ventaja. Pero también debe considerar la experiencia completa del asistente: desde el estacionamiento hasta los puntos de registro, cada paso debe estar pensado para ser fluido y sin fricciones.

4. Servicios que respalden, no que estorben.

Uno de los elementos más subestimados — y al mismo tiempo más críticos — para el éxito de un evento es la calidad del servicio que ofrece el recinto. Esto abarca desde la limpieza, seguridad y mantenimiento, hasta la atención de los ejecutivos de cuenta, los técnicos y el personal operativo. La experiencia nos ha enseñado que la diferencia no la hace el manual de procedimientos, sino la disposición de las personas. El organizador necesita sentir que tiene un verdadero aliado en el recinto, alguien que entiende la naturaleza del evento, que responde a tiempo y que resuelve, no que entorpece.

5. La flexibilidad no es opcional: es un valor esencial

Por último, pero no menos necesaria y que en PCPeople valoramos por encima de todo es la flexibilidad. Un recinto que se rige por procesos rígidos, políticas inamovibles y una mentalidad de “así se ha hecho siempre”, está condenado a quedar fuera del juego. Los eventos de hoy son más complejos, más personalizados y exigentes que nunca. Por eso necesitamos recintos que pongan al cliente — y a sus clientes — por encima de sus procedimientos internos.

La flexibilidad significa adaptar espacios, cambiar horarios, negociar montajes, permitir pruebas técnicas fuera de lo común y, sobre todo, tener una actitud de servicio centrada en soluciones. Un recinto que dice “no se puede” como respuesta automática, pierde valor frente a uno que dice “veamos cómo sí”.

Adicional a esto está el polémico tema de “servicios exclusivos” lo cual solamente coarta la creatividad y la innovación de los proyectos. Los recintos no deben convertirse en competencia de los organizadores. Es cierto que pueden ofrecer ciertos servicios necesarios para aquellos clientes que lo soliciten, pero NUNCA supeditar los intereses económicos vs los intereses de los clientes.

Si queremos llevar a la industria de eventos en México al siguiente nivel, debemos exigir más de nuestros recintos. La excelencia no está solo en los metros cuadrados o en la tecnología más reciente, sino en la experiencia completa que se le brinda al organizador y, por supuesto, a los asistentes. Desde PCPeople, seguimos apostando por una visión colaborativa donde el recinto es parte del equipo, no solo el escenario.

Solo así, trabajando juntos con apertura, profesionalismo y flexibilidad, lograremos eventos memorables que realmente dejen huella.