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Reuniones más efectivas y equipos autónomos mejoran la toma de decisiones
En la organización de eventos, las decisiones forman parte de cada etapa: elegir proveedores, ajustar presupuestos, resolver cambios de último minuto o responder ante situaciones inesperadas. Por ello, contar con equipos capaces de decidir con rapidez y criterio puede marcar una diferencia importante en la operación.
De acuerdo con McKinsey, los ejecutivos dedican alrededor del 40% de su tiempo a tomar decisiones; sin embargo, 60% considera que ese tiempo se utiliza de manera ineficaz. ¿Cómo trasladar estos aprendizajes al trabajo de los organizadores profesionales de eventos?
Clasificar antes de decidir
No todas las decisiones requieren el mismo proceso. McKinsey propone distinguir entre decisiones de gran envergadura que son poco frecuentes, pero de alto riesgo y que por lo general las toma el equipo directivo; decisiones transversales que son frecuentes y se toman de manera colaborativa; y las decisiones delegadas que son frecuentes, de bajo riesgo y las manejan los equipos de trabajo.
Para un meeting planner, esta clasificación ayuda a definir qué asuntos deben escalarse, cuáles requieren la participación de proveedores, clientes y equipos internos, y cuáles pueden resolverse directamente desde la operación.
Reuniones para tomar decisiones
Muchas juntas consumen tiempo sin llegar a acuerdos porque no está claro quién tiene la responsabilidad de decidir. La recomendación es diseñar las reuniones alrededor de las decisiones pendientes, estableciendo previamente objetivos, responsables e información necesaria.
Delegar para responder mejor
En eventos, donde los imprevistos exigen respuestas rápidas, delegar resulta especialmente relevante. Pero no basta con otorgar autoridad: cada integrante debe saber qué puede decidir de manera autónoma y hasta dónde llegan sus responsabilidades.
Las organizaciones que destacan en la toma de decisiones no necesariamente dedican más tiempo al proceso. McKinsey señala que velocidad y calidad están estrechamente relacionadas, especialmente cuando quienes están más cerca de una situación tienen autonomía para actuar. Para los organizadores, equipos preparados para decidir pueden traducirse en operaciones más ágiles y mejores experiencias para clientes y asistentes.
